Cum muti un birou fara sa opresti activitatea

Un birou se muta fara oprirea activitatii cand mutarea se face dupa program sau in weekend, pe baza unui plan stabilit cu cateva saptamani inainte. Planul spune ce se muta, in ce ordine, cine deconecteaza si reconecteaza IT-ul si cum se eticheteaza fiecare cutie. Luni dimineata, fiecare angajat isi gaseste biroul si calculatorul gata de lucru.

Cand incepi pregatirea?

Pentru un birou mic, cateva saptamani sunt de obicei suficiente. Pentru un sediu mare, cu arhiva, server si multe posturi, pregatirea incepe mai devreme. Primul pas este evaluarea: un specialist in logistica vine la sediu, vede volumul si echipamentele si iti propune pasii mutarii. La Relocari Bucuresti, evaluarea este gratuita, iar mutarile de firme pornesc de la 900 de lei, cu TVA inclus.

Cine se ocupa de ce?

Desemneaza in firma o persoana care coordoneaza mutarea. Ea tine legatura cu firma de mutari, cu administratorul cladirii si cu echipa IT. Fiecare departament numeste pe cineva care raspunde de lucrurile lui.

Cine	Ce face
Coordonatorul mutarii	planul, calendarul, legatura cu firma de mutari si cu cladirile
Echipa IT	salvarea datelor, deconectarea si reconectarea echipamentelor
Fiecare departament	sortarea si impachetarea lucrurilor personale si a dosarelor curente
Firma de mutari	ambalarea, transportul, montajul mobilierului

Cum faci inventarul?

Fa o lista cu mobilierul, echipamentele si arhiva, pe incaperi. Hotaraste ce se muta, ce se vinde, ce se doneaza si ce se arunca. Mobilierul vechi care nu mai intra in noul sediu poate pleca separat, prin debarasare: Debarasare mobila veche.

Deseneaza un plan al noului birou si da fiecarui post un numar. Acelasi numar apare pe cutii, pe monitor, pe unitatea centrala si pe scaun. Asa, echipa de mutari pune totul direct la locul lui.

Cum se muta calculatoarele si serverul?

Inainte de mutare, fa o copie de siguranta a datelor. Fotografiaza legaturile fiecarui post si ale rack-ului. Echipamentele se impacheteaza in cutii speciale, cu materiale de protectie, iar pe drum aparatura se protejeaza cu folie cu bule si paturi, ca sa nu sufere socuri. La Relocari Bucuresti, din echipa fac parte oameni care se ocupa special de mutarea componentelor IT si a aparaturii electrice.

Stabileste din timp cu furnizorul de internet data mutarii liniei. Fara internet, un birou mutat perfect tot nu poate lucra luni dimineata.

Ce faci cu arhiva si cu documentele?

Arhiva se impacheteaza in cutii etichetate pe ani sau pe departamente, ca sa poata fi gasita usor la noul sediu. Documentele confidentiale se sigileaza in cutii separate. La Relocari Bucuresti, confidentialitatea informatiilor despre firma este garantata prin contract.

Daca noul sediu nu este gata, mobilierul si echipamentele pot sta temporar in depozit. Echipamentele sensibile pot fi pastrate intr-un spatiu cu atmosfera controlata.

Cand se face mutarea propriu-zisa?

Dupa programul de lucru sau in weekend, dintr-o data ori in etape. La o mutare in etape, un departament se muta pe rand, iar restul firmei lucreaza normal. Ordinea se alege dupa importanta fiecarui departament pentru clienti: cine trebuie sa raspunda clientilor luni dimineata se muta ultimul si se instaleaza primul.

Ce faci in prima zi la noul sediu?

Verifica inca o data fiecare post, conexiunea la internet si imprimantele. Lasa in fiecare birou o lista cu numerele utile si cu persoana de contact pentru probleme. Anunta clientii si furnizorii despre noua adresa si actualizeaza-o pe site, in profilul Google si pe facturi.

Intrebari frecvente

Cat costa mutarea unui birou in Bucuresti?

La Relocari Bucuresti, mutarile de firme pornesc de la 900 de lei, cu TVA inclus. Pretul final depinde de volumul mobilierului si al echipamentelor, de etaje, de distanta si de ziua mutarii. Il afli dupa evaluarea gratuita facuta la sediu.

Se poate muta un birou in weekend?

Da. Mutarea se poate face dupa programul de lucru sau in weekend, ca activitatea firmei sa fie intrerupta cat mai putin. Data si intervalul se stabilesc la evaluare, impreuna cu administratorii celor doua cladiri.

Cine deconecteaza calculatoarele?

Copia de siguranta a datelor o face echipa IT a firmei. Deconectarea si reconectarea pot fi facute tot de ea sau pot intra in oferta de mutare, daca le ceri la evaluare. Stabileste clar impartirea sarcinilor inainte de mutare, ca sa nu ramana niciun echipament fara responsabil.

Cum ne asiguram ca nu se pierd documente?

Eticheteaza fiecare cutie cu departamentul si continutul, numeroteaza cutiile si tine o lista a lor. La sosire, verifica lista inainte sa semnezi predarea.